W ostatnich latach coraz częściej pojawia się temat certyfikacji wykonawców w zamówieniach publicznych (ZP). Dla zamawiających realizujących projekty z dofinansowaniem – w tym projekty unijne, KPO czy programy krajowe – zagadnienie to ma szczególne znaczenie z punktu widzenia ryzyka korekt finansowych, prawidłowości postępowań oraz odpowiedzialności za wybór wykonawcy. Zamawiający i beneficjenci dotacji muszą zatem szczególnie ostrożnie podchodzić do formułowania warunków udziału w postępowaniu. Niewłaściwe zastosowanie certyfikacji może zostać uznane za naruszenie zasady konkurencyjności. Czy certyfikacja wykonawców jest obowiązkowa? Jaką pełni rolę w systemie zamówień publicznych i czy jej brak może zostać zakwestionowany podczas kontroli projektu? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
Czym jest certyfikacja wykonawców w zamówieniach publicznych?
Certyfikacja wykonawców to mechanizm potwierdzania spełniania określonych warunków udziału w postępowaniu przez niezależny podmiot certyfikujący. W praktyce ma ona służyć uproszczeniu procedur oraz zwiększeniu zaufania do wykonawców biorących udział w zamówieniach publicznych.
Czy PZP wprowadza obowiązek certyfikacji wykonawców?
Certyfikacja wykonawców to mechanizm potwierdzania spełniania określonych warunków udziału w postępowaniu przez niezależny podmiot certyfikujący. W praktyce ma ona służyć uproszczeniu procedur oraz zwiększeniu zaufania do wykonawców biorących udział w zamówieniach publicznych.
Certyfikacja wykonawców na gruncie Prawa zamówień publicznych ma charakter fakultatywny, a nie obowiązkowy. Przepisy PZP nie wprowadzają powszechnego obowiązku posiadania certyfikatów przez wykonawców ubiegających się o zamówienie. Certyfikat może być jedynie jednym z możliwych sposobów potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Ostateczna odpowiedzialność za ocenę wykonawcy zawsze spoczywa na zamawiającym.
Certyfikacja - rozwiązanie fakultatywne czy obligatoryjne
PZP 2026 nie zmienia podstawowego założenia, zgodnie z którym certyfikacja wykonawców nie jest wymogiem bezwzględnym. Zamawiający nie może automatycznie wykluczyć wykonawcy tylko dlatego, że nie posiada on określonego certyfikatu. Każdy warunek udziału musi być proporcjonalny i uzasadniony przedmiotem zamówienia. W przeciwnym razie może zostać zakwestionowany w toku kontroli lub postępowania odwoławczego.
Zaufaj firmie FLOW - Twoją dotację rozliczymy bezpiecznie!
ZADZWOŃ 507 119 029
Regulacje prawne
Podstawa prawna certyfikacji wykonawców
Instytucja certyfikacji wykonawców została uregulowana w ustawie Prawo zamówień publicznych, w szczególności w przepisach dotyczących:
- warunków udziału w postępowaniu,
- podmiotowych środków dowodowych,
- możliwości posługiwania się dokumentami wydanymi przez niezależne instytucje.
Ważne: ustawa nie wprowadza powszechnego obowiązku certyfikacji wykonawców, a jedynie dopuszcza taką możliwość w określonych przypadkach.
USTAWA z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych
Certyfikacja wykonawców a warunki udziału w postępowaniu
Czy certyfikacja wykonawców jest obowiązkowa?
Nie.
Na dzień dzisiejszy certyfikacja wykonawców nie stanowi obowiązku ustawowego w zamówieniach publicznych.
Oznacza to, że:
- zamawiający nie może co do zasady wymagać certyfikatu, jeżeli nie jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia,
- brak certyfikatu nie może automatycznie eliminować wykonawcy z postępowania,
- certyfikacja nie zastępuje wszystkich podmiotowych środków dowodowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Zasada proporcjonalności w warunkach udziału
Zasada proporcjonalności oznacza, że warunki udziału w postępowaniu muszą być adekwatne do zakresu i charakteru zamówienia. Wymaganie certyfikatu powinno mieć bezpośredni związek z przedmiotem zamówienia i realnym ryzykiem jego realizacji. Nadmierne wymagania formalne mogą zostać uznane za sztuczne zawężanie konkurencji. W projektach z dotacją taka sytuacja znacząco zwiększa ryzyko korekt finansowych.
Ryzyko naruszenia zasady uczciwej konkurencji
Nieuzasadnione wymaganie certyfikacji może prowadzić do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Instytucje kontrolne analizują, czy warunek certyfikacji nie eliminuje potencjalnych wykonawców zdolnych do realizacji zamówienia. Szczególnie w projektach unijnych oceniana jest dostępność rynku i realna liczba wykonawców spełniających warunki. Każde ograniczenie musi być obiektywnie uzasadnione.
Certyfikacja wykonawców a korekty finansowe w projektach z dotacją
Czy certyfikacja wykonawców może skutkować korektą?
Certyfikacja wykonawców może zostać uznana za warunek ograniczający dostęp do zamówienia, jeżeli nie wynika wprost z jego specyfiki. W takich przypadkach instytucja finansująca może zakwestionować prawidłowość postępowania. Skutkiem może być nałożenie korekty finansowej, nawet jeśli zamówienie zostało wykonane prawidłowo. Kluczowa jest ocena samej procedury, a nie tylko efektu końcowego.
Brak uzasadnienia certyfikatu wykonawcy
Jeżeli certyfikat nie ma bezpośredniego związku z przedmiotem zamówienia, jego wymaganie może zostać uznane za nieuprawnione. Instytucje kontrolne badają, czy zamawiający wykazał realną potrzebę zastosowania takiego warunku. Brak uzasadnienia w dokumentacji postępowania działa na niekorzyść beneficjenta. W praktyce to częsta przyczyna korekt finansowych w projektach unijnych.
Certyfikacja a projekty z dofinansowaniem – na co uważać?
Kiedy żądać, a kiedy nie żądać?
W projektach finansowanych ze środków publicznych (UE, KPO, programy krajowe) kluczowe znaczenie ma zasada konkurencyjności oraz równego traktowania wykonawców.
Nieprawidłowe zastosowanie wymogu certyfikacji może skutkować:
- zakwestionowaniem postępowania przez instytucję kontrolującą,
- uznaniem warunku za nadmiernie ograniczający konkurencję,
- nałożeniem korekty finansowej.
Dlatego każdorazowo należy ocenić, czy:
- certyfikat jest obiektywnie niezbędny do realizacji zamówienia,
- istnieją alternatywne sposoby potwierdzenia spełniania warunków,
- wymóg certyfikacji jest proporcjonalny do przedmiotu zamówienia.
Stanowisko UZP w zakresie certyfikacji wykonawców
Urząd Zamówień Publicznych wielokrotnie wskazywał, że:
- certyfikacja wykonawców ma charakter pomocniczy,
- nie może prowadzić do automatycznego wykluczenia wykonawców,
- zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe opisanie warunków udziału w postępowaniu.
Stanowiska UZP oraz orzecznictwo KIO podkreślają, że każdy wymóg musi być uzasadniony i proporcjonalny, niezależnie od tego, czy dotyczy certyfikacji, doświadczenia czy potencjału technicznego.
Ocena warunków udziału - kontroli projektów unijnych
Nowe narzędzia pozwalają skuteczniej:
- weryfikować pochodzenie wykonawców,
- ograniczać udział podmiotów spoza UE/EOG,
- stosować wyłączenia wynikające z umów międzynarodowych.
To szczególnie ważne w projektach finansowanych ze środków UE.
Zamawiający powinni przewidywać alternatywne sposoby potwierdzania spełniania warunków udziału. Mogą to być referencje, wykazy usług, doświadczenie personelu czy inne dokumenty równoważne. Takie podejście ogranicza ryzyko uznania warunku za dyskryminujący. Jednocześnie zapewnia większą konkurencyjność postępowania.
Certyfikacja wykonawców a zasada konkurencyjności
Podczas kontroli projektów unijnych szczegółowo analizowane są warunki udziału w postępowaniu. Instytucje sprawdzają, czy zamawiający dopuścił równoważne sposoby potwierdzenia spełniania wymagań. Certyfikacja nie może być jedyną dopuszczalną formą wykazania zdolności wykonawcy. Brak elastyczności w tym zakresie jest częstym przedmiotem zastrzeżeń pokontrolnych.
W projektach unijnych szczególny nacisk kładzie się na przejrzystość i równość dostępu do zamówień. Kontrolerzy analizują, czy certyfikacja była rzeczywiście niezbędna do realizacji zamówienia. Wymagania formalne muszą być jasno opisane i logicznie uzasadnione. Każda niejasność działa na niekorzyść beneficjenta.
Równe traktowanie wykonawców oznacza brak preferowania określonych podmiotów. Wymóg certyfikacji nie może prowadzić do faworyzowania firm posiadających określone dokumenty bez obiektywnego uzasadnienia. Każdy wykonawca powinien mieć realną możliwość ubiegania się o zamówienie. Jest to jeden z kluczowych elementów ocenianych podczas kontroli projektów UE.
Posiadanie certyfikatu przez wykonawcę nie zwalnia zamawiającego z odpowiedzialności za prawidłowy wybór oferty. Certyfikat nie zastępuje analizy dokumentów i oceny spełniania warunków udziału. W przypadku nieprawidłowości to zamawiający ponosi konsekwencje. Dlatego certyfikacja powinna być traktowana jako wsparcie, a nie zabezpieczenie absolutne.
Dokumentacja bez ryzyka korekt
Aby ograniczyć ryzyko korekt, zamawiający powinni dokładnie dokumentować sposób weryfikacji wykonawców. Wskazane jest dopuszczenie kilku równoważnych form potwierdzenia spełniania warunków. Certyfikat może być jedną z nich, ale nie jedyną. Takie podejście zwiększa bezpieczeństwo rozliczenia projektu.
Skorzystaj z naszych podpowiedzi!
ZLEĆ ROZLICZENIE – ZADZWOŃ 507 119 029
Na co uważać?
Z perspektywy beneficjentów dotacji kluczowe jest jedno pytanie:
czy sposób opisania warunków udziału w postępowaniu może zostać zakwestionowany przez instytucję finansującą?
Odpowiedź brzmi: tak – jeżeli certyfikacja:
- ogranicza konkurencję,
- nie ma związku z przedmiotem zamówienia,
- została zastosowana bez analizy proporcjonalności.
Dlatego w projektach z dofinansowaniem bezpieczniejsze jest ostrożne i elastyczne podejście do certyfikacji wykonawców.
Najczęstsze błędy w stosowaniu certyfikacji wykonawców
Automatyczne wymaganie certyfikatu bez analizy ryzyka
Jednym z najczęstszych błędów jest kopiowanie wymagań certyfikacyjnych bez refleksji nad ich zasadnością. Takie podejście zwiększa ryzyko zakwestionowania postępowania. Instytucje kontrolne oczekują indywidualnej analizy każdego zamówienia. Brak tej analizy może skutkować korektą finansową.
Brak powiązania certyfikacji z przedmiotem zamówienia
Certyfikacja musi mieć realny związek z przedmiotem zamówienia i jego specyfiką. W przeciwnym razie może zostać uznana za warunek sztucznie ograniczający konkurencję. Zamawiający powinni jasno wykazać, dlaczego dany certyfikat jest niezbędny. To jeden z kluczowych elementów bezpieczeństwa rozliczenia projektu.
FAQ – certyfikacja wykonawców w zamówieniach publicznych
1. Czy certyfikacja wykonawców jest obowiązkowa w PZP 2026?
Nie, PZP 2026 nie wprowadza obowiązku certyfikacji wykonawców. Certyfikat może być jedynie jedną z dopuszczalnych form potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie może wymagać certyfikacji automatycznie ani bez uzasadnienia. Każdy taki wymóg musi być proporcjonalny i powiązany z przedmiotem zamówienia.
2. Czy brak certyfikatu może być podstawą wykluczenia wykonawcy?
Co do zasady – nie. Jeżeli zamawiający dopuścił równoważne sposoby potwierdzenia spełnienia warunków udziału, brak certyfikatu nie może eliminować wykonawcy. Wykluczenie wyłącznie z powodu braku certyfikacji może zostać uznane za naruszenie zasady konkurencyjności. W projektach z dotacją takie działanie zwiększa ryzyko korekty finansowej.
3. Czy certyfikacja wykonawców może prowadzić do korekty finansowej?
Tak. Instytucje kontrolne mogą zakwestionować postępowanie, jeżeli certyfikacja została zastosowana jako warunek nadmiernie ograniczający konkurencję. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy certyfikat nie ma bezpośredniego związku z przedmiotem zamówienia. Korekta finansowa może zostać nałożona nawet wtedy, gdy zamówienie zostało prawidłowo zrealizowane.
4. Jak certyfikacja wykonawców jest oceniana w projektach unijnych?
W projektach unijnych szczególną wagę przykłada się do przejrzystości, równego traktowania i dostępności rynku. Certyfikacja wykonawców podlega ocenie pod kątem zasadności i proporcjonalności. Kontrolerzy sprawdzają, czy zamawiający dopuścił alternatywne formy potwierdzenia spełniania warunków. Brak takiej elastyczności może zostać uznany za naruszenie zasad realizacji projektów unijnych.
5. Czy certyfikat zwalnia zamawiającego z odpowiedzialności?
Nie. Odpowiedzialność za prawidłowość postępowania zawsze spoczywa na zamawiającym, niezależnie od tego, czy wykonawca posiada certyfikat. Certyfikacja nie zastępuje analizy dokumentów ani oceny spełniania warunków udziału. W przypadku kontroli to zamawiający musi wykazać, że działał z należytą starannością.
6. Jak bezpiecznie stosować certyfikację wykonawców w projektach z dotacją?
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest traktowanie certyfikacji jako jednej z możliwych form potwierdzenia warunków, a nie jako wymogu bezwzględnego. Każdy certyfikat powinien być powiązany z konkretnym ryzykiem realizacji zamówienia. Należy również zadbać o odpowiednie uzasadnienie w dokumentacji postępowania. Takie podejście znacząco ogranicza ryzyko korekt finansowych.
Artykuł opracowano na podstawie: https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000123501.pdf
Potrzebujesz wsparcia przy zamówieniach publicznych w projekcie z dotacją?
Jeżeli realizujesz projekt z dofinansowaniem i chcesz mieć pewność, że zamówienia publiczne w 2026 r. są prowadzone zgodnie z PZP, zasadą konkurencyjności i wymaganiami instytucji kontrolnych, skorzystaj ze wsparcia Flow Projekty.
Od lat pomagamy beneficjentom bezpiecznie planować i prowadzić postępowania zakupowe, weryfikujemy SWZ, regulaminy i dokumentację zamówień, a także przygotowujemy projekty do kontroli, minimalizując ryzyko korekt finansowych.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz:
- sprawdzić poprawność zamówień przed kontrolą,
- uporządkować procedury pod PZP 2026,
- uniknąć kosztownych błędów przy rozliczaniu dotacji.