Jak rozliczyć dofinansowanie z ZUS na poprawę BHP – konkurs 2024

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił wyniki konkursu „Dofinansowanie działań płatnika składek na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy – konkurs nr 2024.01”. Zanim przystąpisz do jego realizacji przeczytaj o najważniejszych zasadach rozliczenia dotacji.

W umowie o dofinansowanie, którą prześle ZUS do podpisu znajduje się wiele ważnych zasad. Musisz  ich bezwzględnie przestrzegać, aby otrzymać całość dofinansowania po kontroli, którą przeprowadzą eksperci ZUS na koniec projektu.

 Oto 10 najczęściej popełnianych błędów przy rozliczaniu dotacji.

Jakie są kluczowe terminy realizacji projektu?

ZUS wypłaca dofinansowanie w dwóch transzach. Warto wiedzieć, kiedy i jak spodziewać się środków, aby odpowiednio zarządzać finansami projektu:

• I transza – zaliczka do 50% kwoty dofinansowania zostanie wypłacona w ciągu 14 dni od podpisania umowy.
• II transza – ZUS wypłaci pozostałe środki w terminie 30 dni od zatwierdzenia odbioru projektu przez eksperta ZUS z oceną „Zgodna z Umową”.

Co zrobić po zakończeniu projektu?

Po zrealizowaniu projektu masz obowiązek złożyć Sprawozdanie końcowe do ZUS. Masz na to 14 dni od dnia zakończenia projektu. Ponadto, w przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących Twojej działalności (np. upadłość, restrukturyzacja), musisz poinformować ZUS w ciągu 7 dni.

Jak zarządzać rachunkiem bankowym w trakcie realizacji projektu?

Wszystkie płatności związane z projektem muszą być realizowane z wyodrębnionego i nieoprocentowanego rachunku bankowego. Oto kilka kluczowych zasad dotyczących zarządzania finansami projektu:

1. Rachunek bankowy – Wszelkie transakcje muszą być realizowane wyłącznie przez rachunek wskazany w umowie.
2. Płatności w walutach obcych – Jeśli musisz dokonywać płatności w innej walucie, możesz to zrobić z walutowych rachunków bankowych, które również muszą być określone w umowie.
3. Zamknięcie rachunku – Możesz zamknąć wyodrębniony rachunek dopiero po 30 dniach od wypłaty II transzy dofinansowania lub po zatwierdzeniu odbioru projektu.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach projektu?

Wszystkie wydatki muszą spełniać określone kryteria, aby zostały uznane za kwalifikowalne. Przede wszystkim faktury i rachunki muszą być wystawione w okresie realizacji projektu. Dodatkowo, wydatki nie mogą być poniesione ani przed rozpoczęciem, ani po zakończeniu projektu (poza wyjątkami, jak 14 dni na zakończenie płatności).

• Zgodność wydatków z harmonogramem – Wszystkie wydatki muszą być zgodne z harmonogramem realizacji projektu i dokumentowane na rachunkach bankowych wskazanych w umowie.
• Brak możliwości przesunięcia środków – Środki nie mogą być przesuwane pomiędzy różnymi działaniami czy czynnościami opisanymi we wniosku.

Co może spowodować niekwalifikowalność wydatków?

Nieprawidłowo poniesione wydatki, które nie są zgodne z umową, mogą zostać uznane za niekwalifikowalne przez ZUS, co może wpłynąć na konieczność zwrotu części środków.

Jakie działania promocyjne są wymagane?

Jeśli projekt dotyczy zakupu środków trwałych, a kwota dofinansowania przekracza 50 000 zł, masz obowiązek podjęcia działań promocyjnych od dnia podpisania umowy. Oto, co powinieneś zrobić:

• Tablica informacyjna – Umieść tablicę informacyjną w miejscu realizacji projektu.
• Promocja online – Jeśli masz stronę internetową lub profile w mediach społecznościowych, zamieść tam informacje o projekcie i jego finansowaniu.
• Koszty promocji – Pamiętaj, że koszty związane z promocją musisz pokryć z własnych środków.

Jak prawidłowo przygotować sprawozdanie?

Sprawozdanie końcowe jest kluczowym dokumentem, który musisz złożyć w ZUS w ciągu 14 dni od zakończenia projektu. Powinno ono zawierać:

1. Informacje o realizacji inwestycji – Opisz dokładnie, co zostało zakupione, jakie były koszty i jak były regulowane płatności (koniecznie przelewy bankowe).
2. Działania promocyjne – Opisz, jakie działania promocyjne zostały przeprowadzone.
3. Dowody realizacji – Do sprawozdania musisz dołączyć dokumenty potwierdzające realizację zaleceń ekspertów oceniających wniosek.

Co to jest okres trwałości projektu?

Po zakończeniu realizacji projektu obowiązuje Cię tzw. okres trwałości, który wynosi 3 lata i jest liczony od dnia zatwierdzenia odbioru projektu przez ZUS. W tym czasie musisz utrzymać efekty projektu zgodnie z umową. Oznacza to, że ZUS może przeprowadzić kontrolę trwałości projektu, aby sprawdzić, czy projekt działa zgodnie z planem.

Jakie są obowiązki w okresie trwałości?

• Utrzymanie stanowisk pracy – Musisz utrzymać stanowiska pracy objęte dofinansowaniem i zadbać, aby pracownicy mieli odpowiednie kwalifikacje.
• Zachowanie wartości inwestycji – Warunki pracy, które były objęte projektem, muszą być utrzymane na co najmniej takim samym poziomie, jak w dniu odbioru projektu.
• Działania informacyjne – Jeśli byłeś zobowiązany do promocji projektu, musisz utrzymać odpowiednie działania informacyjne przez cały okres trwałości.

Jak długo przechowywać dokumentację?

Dokumenty związane z realizacją projektu, zarówno techniczne, jak i finansowe, musisz przechowywać przez co najmniej 3 lata od zakończenia projektu.

Rozliczanie dofinansowania z ZUS na poprawę BHP to proces, który wymaga staranności i przestrzegania określonych zasad. Kluczowe jest, aby pilnować terminów, prowadzić wyodrębniony rachunek bankowy, odpowiednio dokumentować wydatki oraz przeprowadzać wymagane działania promocyjne. Pamiętaj także o obowiązkach związanych z okresem trwałości projektu. Dbałość o te aspekty pozwoli Ci uniknąć problemów z rozliczeniem dotacji i skutecznie zakończyć realizację projektu.