Rok 2026 to moment, w którym wiele firm realizujących zamówienia publiczne w projektach z dotacją ze środków publicznych w tym unijnych zaczyna odczuwać skutki zmian wprowadzanych w Prawie zamówień publicznych w ostatnich latach.
PZP 2026 to nie kolejna „rewolucja na papierze”, ale rok, w którym wiele zmian zaczyna realnie działać w praktyce. Dla firm i instytucji realizujących zamówienia publiczne w projektach dotowanych oznacza to więcej obowiązków, więcej kontroli i – niestety – większe ryzyko korekt finansowych.
Jeśli masz wrażenie, że „przepisy niby te same, ale wszystko trudniejsze” – to nie jesteś wyjątkiem.
PZP 2026 – jakie zmiany obowiązują i co naprawdę oznaczają dla zamówień publicznych z dotacją?
Próg stosowania ustawy PZP od 1 stycznia 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wynosi 170 000 zł. Oznacza to, że zamówienia o wartości poniżej tej kwoty nie podlegają bezpośrednio przepisom PZP, jednak nie są całkowicie „poza kontrolą”. W projektach z dotacją – w tym finansowanych ze środków unijnych – również takie zamówienia muszą być realizowane z zachowaniem zasad przejrzystości, konkurencyjności i racjonalnego wydatkowania środków publicznych. Błędy popełnione przy zamówieniach poniżej progu 170 000 zł mogą w dalszym ciągu skutkować zakwestionowaniem wydatku lub nałożeniem korekty finansowej.
Nowy próg 170 000 zł – mała liczba, duże konsekwencje
Konsekwencje dla zamawiających i wykonawców
Jedną z najważniejszych zmian PZP 2026 jest nowy próg 170 000 zł dla zamówień, dla których nie obowiązuje stosowanie PZP.
Co to oznacza w praktyce dla zamawiających: więcej zakupów realizowanych na podstawie zamówień z wolnej ręki, większa odpowiedzialność za przejrzystość i konkurencyjność, brak „świętego spokoju” – bo kontrole patrzą także na zamówienia poniżej progu.
Co to oznacza w praktyce dla wykonawców: mniej odwołań, większe znaczenie regulaminów zamawiających, konieczność uważnego śledzenia ogłoszeń i zasad lokalnych.
W projektach dotowanych błędy przy zamówieniach poniżej 170 tys. zł też mogą skutkować korektą.
Zaufaj firmie FLOW - Twoją dotację rozliczymy bezpiecznie!
ZADZWOŃ 507 119 029
Nowe progi unijne i kurs euro od 1.01.2026 r.
Regulacje prawne aktualizujące wysokość progów unijnych
Od 1.01.2026 r. obowiązują nowe progi unijne oraz nowy średni kurs euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów, ustalony na lata 2026–2027 – wynosi 4,31.
Komisja Europejska wydała 2 rozporządzenia aktualizując wysokość progów unijnych:
- rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2025/2152 z 22.10.2025 r. zmieniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE w odniesieniu do progów mających zastosowanie do zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane oraz konkursów na lata 2026–2027 (Dz. Urz. UE L 2025/2152 z 23.10.2025 r.),
- rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2025/2150 z 22.10.2025 r. zmieniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE w odniesieniu do progów mających zastosowanie do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane oraz konkursów na lata 2026–2027 (Dz. Urz. UE L 2025/2150 z 23.10.2025 r.)
-
Rodzaj zamówienia Progi unijne do 31.12.2025 r. Progi unijne od 1.01.2026 r. Zamówienia klasyczne Dostawy/usługi 143 000 euro/221 000 euro 140 000 euro/216 000 euro Usługi społeczne 750 000 euro 750 000 euro Roboty budowlane 5 538 000 euro 5 404 000 euro Zamówienia sektorowe Dostawy/usługi 443 000 euro 432 000 euro Usługi społeczne 1 000 000 euro 1 000 000 euro Roboty budowlane 5 538 000 euro 5 404 000 euro
Podstawa prawna
Obwieszczenie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych opublikowane 12 grudnia 2025 r. w Monitorze Polskim. Nowe kwoty będą obowiązywać kolejne 2 lata kalendarzowe: 2026 i 2027. Przypominamy także, że od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Pzp wynosi 170.000 zł.
https://monitorpolski.gov.pl/M2025000124701.pdf
Co ważne:
- progi nie wzrosły, a w części przypadków zostały obniżone,
- więcej zamówień „wpada” w reżim unijny,
- błędne oszacowanie wartości może oznaczać powtórzenie postępowania lub korektę.
Dlatego w PZP 2026 kluczowe jest:
- prawidłowe planowanie roczne,
- aktualizacja arkuszy przeliczeń,
- kontrola „zamówień granicznych”.
Zmiany PZP 2026 – czy jest trudniej?
Co to oznacza w praktyce dla beneficjentów dotacji?
Formalnie ustawa nie została napisana od nowa. Ale zmiany PZP, które weszły w życie w latach 2024–2025, w 2026 r.:
- są już powszechnie stosowane,
- mają ugruntowane orzecznictwo,
- są rygorystycznie sprawdzane w kontrolach dotacji,
- będzie większy nacisk na przejrzystość i spójność dokumentacji.
W praktyce oznacza to jedno: nie wystarczy „przeprowadzić postępowanie” – trzeba je jeszcze dobrze udokumentować i umieć obronić.
SWZ w PZP 2026 – koniec „kopiuj–wklej”
Wymogi wobec SWZ według orzecznictwa KIO
W 2026 r. Specyfikacja Warunków Zamówienia jest jednym z najczęściej kwestionowanych dokumentów.
Linia orzecznicza Krajowa Izba Odwoławcza jest tu jednoznaczna:
- SWZ musi być kompletna,
- kluczowe informacje nie mogą być „rozrzucone” po załącznikach,
- kryteria i warunki muszą być jasne i proporcjonalne.
W projektach z dotacjami źle przygotowana SWZ = ryzyko uznania wydatku za niekwalifikowalny.
Utrwalona linia orzecznicza Krajowa Izba Odwoławcza jasno wskazuje, że:
- w przetargu nieograniczonym SWZ musi zawierać wszystkie kluczowe informacje zgodnie z art.134 ust1.PZP,
- nie można „ukrywać” istotnych warunków w załącznikach lub ogłoszeniu,
- niejasne kryteria lub warunki udziału to realne ryzyko naruszenia zasady konkurencyjności.
W projektach unijnych taki błąd to nie tylko problem proceduralny, ale potencjalna korekta finansowa.
Przedmiotowe środki dowodowe – bez automatu
Kiedy żądać, a kiedy nie żądać?
W 2026 r. nadal funkcjonuje mit, że zamawiający zawsze musi żądać przedmiotowych środków dowodowych. To nieprawda. PZP 2026 nie wprowadza obowiązku żądania przedmiotowych środków dowodowych w każdym postępowaniu.
W praktyce:
- zamawiający może, ale nie zawsze musi ich żądać,
- decyzja ta powinna wynikać z charakteru przedmiotu zamówienia,
- brak uzasadnienia (zarówno żądania, jak i jego braku) bywa kwestionowany podczas kontroli, trzeba zatem umieć uzasadnić, dlaczego ich żądasz i dlaczego ich nie żądasz.
W kontrolach dotacji często pada pytanie: „Dlaczego zamawiający uznał, że to wystarczy?”
Certyfikacja wykonawców – nowość
Co to oznacza w praktyce dla beneficjentów dotacji?
Jedną z najciekawszych zmian PZP 2026 jest certyfikacja wykonawców zamówień publicznych. Instytucje zarządzające wymagają regularnych sprawozdań merytorycznych i finansowych. Raporty muszą być zgodne z harmonogramem i obejmować wszystkie wydatki oraz działania projektu.
Co warto wiedzieć?
- certyfikacja jest dobrowolna,
- obejmuje brak podstaw wykluczenia i/lub zdolność wykonawcy,
- w postępowaniach powyżej progów unijnych certyfikat może zastąpić część dokumentów.
Dla zamawiających: mniej dokumentów do weryfikacji, obowiązek dostosowania SWZ i wzorów oświadczeń.
Dla wykonawców: realne ułatwienie przy dużych przetargach, przewaga konkurencyjna w postępowaniach powtarzalnych.
E-rozprawy przed KIO
E-rozprawy – przygotuj dokumenty „na zdalnie”
PZP 2026 to także dopuszczenie możliwości realizacji rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą. Zmiana dotyczy: prowadzenia e-rozpraw przed KIO, prowadzenia zdalnych posiedzeń, stosowania cyfrowej dokumentacji jako procedury standardowej.
Co musi być przygotowane z wyprzedzeniem?
- dokumenty muszą być kompletne i czytelne,
- pełnomocnictwa i dowody trzeba przygotować „pod kamerę”,
- brak dokumentu = brak możliwości jego „dopowiedzenia”.
Zamówienia publiczne a wykonawcy z państw trzecich
Nowe narzędzia
Nowe narzędzia pozwalają skuteczniej:
- weryfikować pochodzenie wykonawców,
- ograniczać udział podmiotów spoza UE/EOG,
- stosować wyłączenia wynikające z umów międzynarodowych.
To szczególnie ważne w projektach finansowanych ze środków UE.
PZP 2026 a dotacje – co powinien zrobić beneficjent?
Rekomendowane działania
Jeśli realizujesz projekt z dofinansowaniem i stosujesz PZP lub zasadę konkurencyjności bądź szczególnie uważny i zadbaj o odpowiednie kwalifikacje kadry obsługującej rozliczenie projekty z dofinansowaniem.
PZP 2026 i dotacje – co zrobić, żeby nie stracić pieniędzy?
- planuj zamówienia razem z rozliczeniem projektu,
- nie traktuj zamówień jako formalności,
- aktualizuj regulaminy i wzory dokumentów,
- planuj zamówienia razem z budżetem projektu,
- nie kopiuj SWZ „z poprzedniego projektu”,
- dokumentuj wszystkie decyzje,
- sprawdzaj spójność dokumentów przed kontrolą, nie po niej.
Skorzystaj z naszych podpowiedzi!
ZLEĆ ROZLICZENIE – ZADZWOŃ 507 119 029
Check lista PZP 2026 dla beneficjentów dotacji
Co musi sprawdzić beneficjent dotacji, zanim przyjdzie kontrola?
Rok PZP 2026 to moment, w którym instytucje finansujące nie pytają już czy znasz przepisy, ale czy potrafisz je prawidłowo zastosować w praktyce.
Poniższa checklista pomoże Ci zweryfikować, czy Twoje zamówienia publiczne w projekcie dotowanym są bezpieczne.
1. Planowanie zamówień – punkt wyjścia do wszystkiego
☐ Czy sporządzono roczny plan zamówień (lub plan zakupów projektowych)?
☐ Czy uwzględniono sumowanie zamówień podobnych (ryzyko sztucznego podziału)?
☐ Czy zastosowano aktualny kurs euro 4,31 zł (od 1.01.2026 r.)?
☐ Czy sprawdzono nowe progi unijne obowiązujące w 2026 r.?
☐ Czy zamówienie zostało prawidłowo zakwalifikowane:
- poniżej 170 000 zł
- krajowe
- unijne?
2. Zamówienia poniżej 170 000 zł – największe ryzyko korekt
☐ Czy obowiązuje aktualny regulamin udzielania zamówień poniżej PZP?
☐ Czy regulamin został zaktualizowany po zmianach PZP 2026?
☐ Czy zapewniono realną konkurencyjność, a nie tylko „zapytanie do znajomych”?
☐ Czy istnieje dokumentacja rozeznania rynku?
☐ Czy wybór wykonawcy został uzasadniony na piśmie?
👉 W 2026 r. kontrole coraz częściej obejmują zamówienia poniżej progu.
3. SWZ – dokument numer jeden w PZP 2026
☐ Czy SWZ zawiera wszystkie informacje wymagane przepisami?
☐ Czy warunki udziału są proporcjonalne do przedmiotu zamówienia?
☐ Czy kryteria oceny ofert są:
- jednoznaczne
- mierzalne
- spójne z celem projektu?
☐ Czy nie przeniesiono kluczowych informacji wyłącznie do załączników?
Utrwalone orzecznictwo Krajowa Izba Odwoławcza jasno pokazuje, że nieczytelna SWZ = naruszenie zasady przejrzystości.
4. Przedmiotowe środki dowodowe – decyzja musi być uzasadniona
☐ Czy zamawiający zdecydował świadomie, czy żąda przedmiotowych środków dowodowych?
☐ Czy istnieje uzasadnienie tej decyzji (tak / nie)?
☐ Czy środki dowodowe są adekwatne do przedmiotu zamówienia?
👉 W 2026 r. problemem nie jest brak środków dowodowych, ale brak uzasadnienia decyzji.
5. Kryteria oceny ofert – cena to za mało
☐ Czy kryteria pozacenowe są realne, a nie „dla pozoru”?
☐ Czy kryteria są zgodne z:
- wnioskiem o dofinansowanie
- zasadami horyzontalnymi (środowisko, społeczne)?
☐ Czy sposób oceny ofert jest dokładnie opisany w SWZ?
👉 Niespójność kryteriów z projektem = ryzyko uznania wydatku za niekwalifikowalny.
6. Nowe progi unijne 2026 – granica, która decyduje o wszystkim
☐ Czy sprawdzono, czy zamówienie nie przekracza nowego progu unijnego?
☐ Czy prawidłowo ustalono, czy wymagane jest ogłoszenie w TED?
☐ Czy zastosowano właściwe terminy składania ofert?
☐ Czy dokumentacja odpowiada reżimowi unijnemu, jeśli próg został przekroczony?
👉 W 2026 r. więcej zamówień „wpada” w procedury unijne niż w latach poprzednich.
7. Certyfikacja wykonawców – nowość, którą trzeba uwzględnić
☐ Czy w SWZ i oświadczeniach przewidziano możliwość posługiwania się certyfikatem?
☐ Czy wzory dokumentów zostały zaktualizowane?
☐ Czy zamawiający wie, kiedy nie może żądać dodatkowych dokumentów, jeśli wykonawca ma certyfikat?
👉 Certyfikacja jest dobrowolna, ale ignorowanie jej w 2026 r. to błąd.
8. Elektronizacja i e-rozprawy – dokumenty muszą się „bronić same”
☐ Czy cała dokumentacja jest kompletna w wersji elektronicznej?
☐ Czy zachowano ciągłość komunikacji elektronicznej?
☐ Czy pełnomocnictwa i dowody są gotowe na e-rozprawę przed KIO?
W 2026 r. nie da się już „dopowiedzieć” braków ustnie.
9. Wykonawcy z państw trzecich – sprawdź, zanim wybierzesz
☐ Czy sprawdzono pochodzenie wykonawcy?
☐ Czy nie zachodzą przesłanki wykluczenia (UE/EOG, umowy międzynarodowe)?
☐ Czy dokumentacja zawiera ślad tej weryfikacji?
10. Spójność dokumentów – najczęstszy problem w kontrolach dotacjiidzie tutaj
☐ Czy SWZ, ogłoszenie, umowa i protokół są ze sobą spójne?
☐ Czy nie zmieniano istotnych warunków bez aneksu?
☐ Czy dokumentacja zakupowa jest zgodna z budżetem projektu?
Instytucje coraz częściej opierają się na wytycznych Urząd Zamówień Publicznych i analizują cały proces zakupowy, a nie tylko wybór oferty.
Podsumowanie
PODSUMOWANIE – jak bezpiecznie przejść PZP 2026?
Dobrze zorganizowana i pełna dokumentacja to klucz do udanego rozliczenia dotacji. Systematyczne zbieranie, weryfikowanie i przechowywanie dokumentów umożliwia spełnienie wymogów formalnych, minimalizację ryzyka błędów oraz zachowanie przejrzystości finansowej projektu.
Potrzebujesz wsparcia przy zamówieniach publicznych w projekcie z dotacją?
Jeżeli realizujesz projekt z dofinansowaniem i chcesz mieć pewność, że zamówienia publiczne w 2026 r. są prowadzone zgodnie z PZP, zasadą konkurencyjności i wymaganiami instytucji kontrolnych, skorzystaj ze wsparcia Flow Projekty.
Od lat pomagamy beneficjentom bezpiecznie planować i prowadzić postępowania zakupowe, weryfikujemy SWZ, regulaminy i dokumentację zamówień, a także przygotowujemy projekty do kontroli, minimalizując ryzyko korekt finansowych.
Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz:
- sprawdzić poprawność zamówień przed kontrolą,
- uporządkować procedury pod PZP 2026,
- uniknąć kosztownych błędów przy rozliczaniu dotacji.